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Evernote活用連携術

EvernoteでToDo管理する方法と、そもそもToDo管理とは?

EvernoteでToDo管理をするのにはいくつかのメリットがあります。

そのメリットをご紹介する前に、そもそもToDoとはなんでしょうか?

ToDoとは英語で直訳すると、すること、です。

プライベートでは、週末にスーパーで買うものが多いので

買う物(ToDo)リストを作成する。であったりビジネスだとやる事(ToDo)

リストだと思います。ToDoリストは下記のようになります。

 

ToDoリスト(ビジネスでやること)

□問い合わせのTELをする

□見積もりをもらう

□エクセルに入力し比較する

□購入の稟議を上げる

□購入のTELをする

 

このような一連の流れを一つひとつの作業を分解し、忘れないように

またわかりやすいようにリスト化し、作業量が膨大になっても進捗管理を

しやするするために使うことが多いと思います。

さて、そのToDo管理は、Evernoteでも利用することができます。

メリットがいくつかあるのですが、その一つ目は、Evernoteはクラウドサービスなので

自宅でも会社でも、外出先でもToDoを閲覧・編集することができます。

二つ目は、どの端末からもアクセスできます。外出先でノートパソコンの

バッテリーが切れた緊急時でも、ネットカフェからアクセスできたり、空港や一部

端末を貸出し出来る所ならすぐにEvernoteのToDo管理にアクセスが可能です。

三つ目は、情報の一極集中ができます。世の中には様々な便利なアプリや

スケジュール管理ツール、ToDo管理があふれていますが、画像保存のツール、

ワード、エクセルなどのオフィス系の保存先、メモ書きなどそれぞれを別のアプリや

ツールで管理すると、どこに何を保管していたか?を思い返すことに時間を

要してしまいます。

それがEvernoteならこれらすべてとToDo管理を一つに統合することが可能です。

 

・よりToDoに!チェックボックスを利用する

Evernoteに備えつけられた機能としてチェックボックスがあります。

ToDoをリスト化しやる事を終えるとボックスにチェックを入れる機能です。

これでToDoを思い通りに管理する事が出来ます。

 

・リマインダー機能を活用する

目覚まし時計のアイコンをクリックすると設定することができます。

この機能は、対応するプラットフォーム上にポップアップ表示されるよう設定を

したり、メールを配信することも出来ます。

出張での準備や、誕生日に週末でプレゼントを購入するや、仕事の

プロジェクト管理の一つ。にも活用することができます。

Evernoteで複数アカウントを便利に使いこなす方法

Evernoteは一つのアカウントでも容量無制限の便利なノートブックです。

仕事に利用したり、プライベートで活用したりとEvernoteアカウントを複数

所有している方も多いのではないでしょうか。

そんな時に、気になったり不便に感じたりするのがEvernoteアカウントの

切り替えです。

1つのパソコンで仕事をしている途中でプライベートアカウントの情報が

気になりアクセスするのはいいのですが、また仕事用のEvernoteアカウントに戻る。

こうなると、サインイン、ログアウトを繰り返すことになってしまいます。

こういったEvernoteアカウントの切り替えがカンタンに、ストレスフリーに

操作出来る方法をご紹介します。

 

・Evernote有料版に申込む

この方法でEvernote複数アカウントを使い分け、切り替えしている方が

多いのではないでしょうか。

1番手間なく準備も必要なく複数アカウントを実現する手堅い方法です。

但し、エバーノート プレミアム版で有料となっています。

操作方法はMacですと、キーボードショートカット Cmd+Ctrl+A で

スピーディーにアカウント切り替えが可能です。

Windowsでは、Evernote for Evernoteをダウンロードし、

左上のファイルを開いてアカウントの切り替えをすることができます。

キーボードショートカットは、Ctrl+Alt+Aでできます。

初回サインインすると、その後のEvernoteアカウントのID/パスワード入力が

ないのでとても便利な機能です。

 

・Evernoteのアカウントをブラウザで切り替える方法

ブラウザはFireFoxを使用している。という方向けのアカウント切り替え方法です。

MultiFoxというアドオンをインストールすることで可能になります。

使い方は、

①新しくタブを開く

②右クリックでOpen in a New Identity Profileをクリック

これだけで、違うアカウントで開くことができます。Evernoteだけではなく別の

サービスでも複数アカウントを使いこなしたい方には応用が利く便利な方法です。

 

・そもそもアカウントを切り替えない!ブラウザを2つ開こう!

デュアルモニタ(パソコン1台にモニターが2つ)であれば有効度合い、

使用感は抜群です。

私はこの方法を利用しています。ChromeとFireFoxを同時に開き、

別アカウントでそれぞれ開きます。

モニタの大きさによってはストレスフリーでEvernoteを使用することができます。

いかがでしたでしょうか?

お使いのパソコン環境によってや、Evernoteアカウントの利用頻度、予算面などで

あなたにピッタリの使い方は見つかりましたでしょうか。

Evernoteを会議でフル活用 ラクに記録が残せる4ステップ設定

Evernoteを会議に利用せずに議事録をとろうとすると、紙ベースでの書記になると思います。

会議の議事録を記録する方は、速い会議の展開や続けざまの発言、意見を求められた際など

議事録の記録を残す役割として難しい場面に直面することになるでしょう。

だまって黙々とタイピングで記録を残すだけならまだしも、会議内容を理解しながら発言にも

対応する、そんな器用さを持つ人は多くないと思います。

Evernoteならそんな会議でも完璧に近いかたちで議事録をつけることができます。

それは、Evernoteの録音機能を会議中に使用することです。

Evernoteで通常の使い方をするなら、会議議事録の内容をEvernoteにタイピングする

というだけだったのですが、録音で発言の音声を記録しながらEvernoteに書き込んでいく。

そんなやり方だと会議の展開についていけず記入漏れをしてしまった。や特定の早口な

人の発言などにも全て対応することができます。

早速そのEvernoteで会議録音設定の紹介をしていきます。

 

  1. ノートを作成し、本文編集をして準備する
  2. フォント調整の右側の設定ボタンをクリックし、マイクボタンをクリック
  3. Evernoteノートに録音ボタンが表示されるのでクリック
  4. 完了したら、保存ボタンを押す
 

たったこれだけで、Evernoteでタイピングしながら録音することができます。

ノートをスキャナで読み込んだり、タグづけで管理できたりと様々な便利機能があります。

単純にノートを記録としてとってシンプルに利用する。という方も多いでしょう。

そんなシンプルにEvernoteを活用している方向けのちょっとした応用的・効率化も

考えた利用方法です。

注意点として、Evernoteの無料アカウントだった場合は1ファイルあたりの保存容量に

制限がかかっているので、超長時間の録音では保存ができなくなりますので

無料アカウントでEvernoteを利用している方は録音時間の長さに注意が必要です。

目安として3~4時間以上の録音は容量オーバーになる可能性がありますので

避けたほうが良いでしょう。

iPadやiPhoneなどでEvernote録音を実施すると1つのアプリしか起動ができないので

他のアプリにアクセスすることができなくなります。(可能ですが保存がなくなります)

ですので、ペーパーレスでiPadを使用しているのであれば、iPadを録音用にし会議

議事録はペーパーで印刷して議事録をとっていくなど少しの工夫が必要になります。

Evernoteの容量制限を気にすることなくノートを追加する方法

Evernoteと言えば容量制限なしで利用できる外部記憶の機能を持った

クラウドサービスですが、月間で見た場合は容量の60MB(無料会員版)や

1GB(プレミアム会員版)の容量制限はあります。

ヘビーユーザーなら迷わずEvernoteプレミアム会員版へ登録すると思いますが、それでも

容量が気になったり、無料版でも使いこなしていくうちについつい容量がオーバーに

なりそうで、次の月間に入るまでセーブしながら使用したりする場面もあると思います。

以前は、次の月に更新される日数が表示されていましたが今はアプリのバージョン更新で

次の月までの日数がわからないようになっています・・・

そんなEvernoteが好きでメインノートとして活躍させているユーザーには容量制限を

気にせず利用する方法があります。

パソコンからの使用を前提としていますが、やり方はカンタンです。

それは、ローカルのノートブックを保存容量として利用する方法です。

まず、

①Evernoteデスクトップアプリでローカルノートブックを作成

②Evernoteデスクトップアプリの環境設定で規定のノートブックに指定

③これだけです。

この方法は、パソコンのWebブラウザを閲覧していて気になった記事やお気に入りで

Evernoteに保存しておきたい。というWebサイトをローカルノートブックに保存することが

可能です。

ただ、注意点がありパソコン内のローカルノートブックへ保存しているので、外出先から

ネットでつながるオンライン上では、閲覧ができません。

確認する場合は、そのローカルノートブックにネットワークアクセスできる環境であれば

利用・閲覧することができます。

Evernoteは容量制限が気になる人も多いかと思いますが、この方法で容量制限を

気にすることなくEvernoteを活用していきましょう。

Evernoteでプロジェクト管理 ざっくり管理~詳細管理もできる!

Evernoteでプロジェクト管理することは、可能なのでしょうか?

よくEvernoteが利用されているシーンではToDo管理で使われることが多いようです。

チェックボックスを使い、買い物のチェックリスト、仕事のチェックリスト、欲しいものチェックリスト・・

などEvernoteの1つのノートにリストとして書き出して利用する事もあります。

Evernoteでプロジェクト管理となると複雑なイメージもあり、シンプルなノートというイメージの

あるEvernoteではその役割は担えないのか?とも感じるところですが、そうではないようです。

しっかりと仕事でもプライベートでもプロジェクト管理として機能させるに十分な役割を

担えるようなのでご紹介していきます。

シンプルなEvernoteでプロジェクト管理をするために、事前設定が必要となります。

①ノートを作成する

プロジェクトの中の取り組みを一覧としてEvernoteのノートタイトルとして作る

②各ノートをスタックでまとめる

③タブの設定で、時間や場所、チームなどで振り分ける

以上で終了です。

細かな取り組みに関してはノートの中に記載すると良いでしょう。

階層のイメージとしては、

○○小学校遠足プロジェクト (スタック)

・事前準備する           (ノート)

□おやつの予算を母からもらう  (ノートの中に記載)

□おやつを商店に買いにいく

・当日の準備をする

□水筒にポカリを入れる

□弁当をリュックサックに入れる

こういったEvernoteノートイメージです。

これに、タブを設定するのですがコツとしては時間、場所など上記のToDoでは

仕分けジャンルとして分けにくいもの、なおかつ重要だと思う基準で作るとスムーズに

段取りもできます。

例えば時間の場合だと

・1週間前

・2日前

・1日前

・当日

場所だと

・お家

・学校

・バスの中

・公園

といったように、時間基準だとそれぞれのEvernoteノートのタグづけをし、

時間ごとにやる段取りが見えますし、場所だとその遠足の道中でやることTodoがわかり

スムーズに忘れることなくプロジェクトを進行できます。

タグ管理まで行うと少し複雑になってきてしまいますが、長期プロジェクトや複数の人が

関わるような一定の大きさのものだと、Evernoteのタブ機能までを使ったプロジェクト管理

がオススメなような気がします。

Evernoteでプロジェクト管理をする際には、ぜひ共有機能も利用していきましょう。

共同でプロジェクトを進めたり管理しなければならないメンバーとも情報共有をはかることが

可能となります。

もし、プロジェクトの途中で異動や退職など流動的な動きがあったとしても、個人のフォルダに

管理されているわけではなく、プロジェクト内容はすべてEvernoteに記憶させているので

イレギュラーが発生したとしても安心してEvernoteならプロジェクト管理・進行ができます。

Evernoteのリマインダー機能を使えば、期限になるとアラーム設定をすることもできます。

複雑に絡み合うプロジェクトを上手に進めるための有効なツールです。

プロジェクトに必要な領収書やレシート、取引先の名刺までも一括管理・共有を

することができます。この辺りはEvernoteが得意としている分野なので管理する

手間も格段に減ると思います。

EvernoteをPDFに移行するカンタンな方法

EvernoteをPDFに変換・移行する方法をご紹介します。

Evernoteはノートをダウンロードすると特殊な拡張子で保存され、そのデータを別の形式

に変換することは一手間かかったりします。EverenoteのノートをPDFに変換して後に、

メールしたり印刷して紙で持ち出したりと、PDFに加工したい時が出てくると思います。

ノート共有するまでもなく、取引先に渡したり相手に見せるだけ。という時に有効にPDF化

ができれば便利です。

やり方としては、

①EvernoteでPDFにしたいノートを選択

②ノートの端(余白のところ)で右クリック>印刷

③印刷画面のプリンタ選択のボタンで、PDFに保存を選択

④印刷ボタンのところが保存に変わっているので押す

これだけで、EvernoteのPDF変換ができます。印刷をする感覚なのですぐに活用できる

と思いますし、慣れているので新たに覚えることも少なくてすみます。

キレイな形式でのPDF化にはならないかもしれませんが、急場しのぎの時や正式な文書

として扱わないケースであれば、十分実用可能なレベルでノートをPDFに変換することが

可能になっています。

あと最近はタブレット端末でもPDFを直接編集や加工ができるアプリケーションやソフトも

出てきていますのでそのあたりとのセットで活用もできます。

Evernoteのプレミアム会員以外でオフラインノートを編集する方法

エバーノートプレミアム版でなくともオフラインで使えました・・

 

Evernoteはクラウドサービスとして自宅でも会社でも外出先でもノートを

閲覧したり編集したりすることができます。

Wi-FiでネットにつないでEvernoteを利用したりする方も多いと思いますが

オフラインでも一部で使用可能です。その一部というのがEvernoteプレミアム

のサービス(有料サービス)を取得しているアカウントではオフラインでノート

加工をすることができます。

ですが、プレミアム会員になるためには毎月もしくは年間で高くはないかも

しれませんが費用がかかってしまいます。

そこまでハードにEvernoteを利用しているユーザーであればプレミアム会員

になっても良いのかもしれませんが、利用頻度はそう多くない方やサブとして

利用している方はプレミアムサービスの料金というのは気になるところです。

ここでは、一部ではありますがEvernoteプレミアム会員でなくてもオフライン

でノートを閲覧・編集できる方法をご紹介します。

 

その方法というのはとても簡単で、

 

①オフラインで使用したいノートを、お気に入りに登録

②以上

 

これだけで完了です。

カンタンで、なおかつ無料でEvernoteをオフラインで利用することが

できてしまいます。

 

iPhoneの中では、このお気に入りに登録することで、ローカル環境に

Evernoteのノートをダウンロードすることができるので、ネットワークが

利用できない環境にいても閲覧・編集することができます。

 

ただ、本格的にEvernoteを利用しているユーザーや生活の一部として

メインで使っているヘビーユーザーだと、Evernoteプレミアム会員になる

方が何かと便利です。

Evernoteの一部のノートだけ、少しだけ臨時的に利用したい!という

場合はオススメの方法です。

Evernoteを容量アップ プレミアム容量を安くする8つの方法

Evernoteは基本的には容量無制限で利用ができます。

この”基本的に”というのは、毎月 60MB まではアップロード可能で、

保存容量は無制限という意味です。毎月60MBで抑えておきながら毎月

保存ができるので時間の経過とともに容量は無制限となります。

ですが、毎月という容量制限がありEvernoteをプライベートや仕事で使いこなして

いるヘビーユーザーには毎月この容量では収まらないのかもしれません。

そこで、Evertenoの容量をアップさせる方法をご紹介します。

 

・Evernote プレミアムに申し込む

毎月保管できる容量が拡張し、1GBまでアップロードが可能に。保存容量は無制限

・Evernote Businessに申し込む

  個人のノートブックは毎月2GB までアップロード可能、保存容量は無制限

・月ごとの容量アップに申し込む

上記のサービスに申し込んだ方限定で更に追加容量をアップすることができます。

月払い: 1GB 単位の購入、月間最大 5GB まで増加可能

年払い: 年間最大 25GB まで増加可能

 

Evernoteの容量アップに申し込むには有料となります。

・Evernoteプレミアム 月/450円  年/4,000円

・EvernoteBusiness 1ユーザー 1,100円/月

 

ここまでが通常のEvernote容量アップ方法となりますが、容量をアップするため

には有料になってしまいます。どうしても無料のままEvernoteを活用したい!

費用は少しでも抑えたい!という方のために無料・もしくは安くで容量アップする方法

をまとめました。

 

・友達を紹介する

Webのサービスによくある友達紹介サービスはEvernoteではつい最近からスタート

しました。Evernoteをまだ利用していな友達や家族、同僚を紹介してポイントを貯める

ことができます。紹介された人はEvernoteプレミアムが1ヶ月間付与され、紹介した人は

ポイントを獲得することができます。そのポイントを貯めてプレミアムに交換することが可能です。

 

・MOLESKINE

伝説的ノートブックと言われているEvernoteとも連携しているノートを購入することで

Evernoteプレミアムに申し込むことが可能です。MOLESKINEはメモ帳やスケジュール帳、

旅行専用のノートなどを展開していますがEvernoteとも連携を前提としたノートも販売

しているのでそのノート購入することでプレミアムに申し込む権利が付与されます。

日ごろからWebも、紙のノートも活用する方にはお得な内容となります。

すでにEvernoteプレミアムに申し込みをしている方は、ポイントが獲得できます。

 

・ドコモの携帯から申し込む

実はドコモはEvernoteに出資しています。その関係か、プレミアムの権利をドコモ

ユーザーは1年分もらうことができます。(ドコモユーザーでAndroid/iPhone利用者)

特定の機種を保有しているユーザーはさらに3ヶ月分を付与されます。

 

・Evernote プレミアムパック 3年版 を購入する

大手家電サイトやWeb系通販サイトで購入することができ、通常あたり1年4,000円

ですが、こちらの3年版の権利を購入することで1年当たり3,300円程(価格は変動あり)

と実質的にEvernoteプレミアムを安くすることができます。

 

・ポストイット Evernoteプレミアムコード付き を購入する

普段からポストイットを愛用している方はこちらの製品を購入することでEvernote

プレミアムに入れるコードを手に入れることができます。製品のパック数によって

Evernoteプレミアムの月間数がことなりますので注意して購入しましょう。

 

・scan snapを購入するとプレミアムがついてくる

スキャナーで爆発的に売れて定番化しているscan snapのEvernote Edition版を

購入することで、プレミアムが1年間ついてきます。Evernoteをこれから本格的に

使用したい方には非常にオススメです。この製品は、名刺やレシートなどを区別し

一気にスキャニング・Evernoteへ連携することができます。

 

・iTuneカードを割引価格で買って安くする

このカードをセール時に購入し、アプリ内課金で支払いをする方法です。

時には30%OFFになることもあるようですが、年に数回程度とタイミングを待つ

必要があります。30%まではいかなくても、10%、15%OFFと割引をしている

ことがあるので、そのタイミングで通常価格よりEvernoteプレミアム代金を安く

することは可能です。

 

・使えるタイミングは世界情勢次第 ドルで支払う

これは円高の時にしか使用することができません・・・。Evernoteの設定で

国・地域を選択する項目があるのですが、そこを米国に設定し支払いをする。と

単純な作業だけでプレミアム容量を獲得することができます。

ただ、繰り返しになりますが円高のみ利用可です。円安時だと逆効果に・・・。

デジタルカメラの写真をEvernoteへラクラク自動保存する方法

Evernoteへ家族との大切な写真を保存したり、思い出の1シーンの写真を保存する

ときは、どのような方法で写真画像をアップロードしていますか?

デジカメで撮影しSDカード内で保存された写真を一旦パソコンへ落として、

そこからアップロードだったりするのが一般的です。

イベントでかなりの写真画像を頑張って撮影した後で、自宅でも写真を移動する

手間が出てきます。

週末にまとめて整理したり、忙しい場合は写真をデジカメに入れたままにして

長期間放置してしまうこともあるかと思います。

そうならないようにするために、Evernoteへ自動保存ができるEye-Fiカードを利用して

写真撮影がオススメです。

このEye-Fiとは、愛ファイジャパンが提供しているSDカードです。

SDカードの一種ではあるのですが無線LANを内蔵しデジカメなどで写真撮影すると、

自動で無線LAN経由でPCやEvernoteへ自動保存をすることが可能となる

SDカードになります。

一度、このEye-Fiを購入すれば毎月の携帯電話のような使用料などはかからずに、

自動で写真がEvernoteへアップロードできます。

それでは、EvernoteにEye-Fiを使って自動アップロードする方法をご紹介します。

 

1.Eye-Fi CenterをPCにインストールする
2.Eye-FiカードをPCに挿入し無線LANの設定をする
3.歯車の設定ボタンをクリック
4.[写真] をクリックし [オンライン] をクリック
5.共有を許可します をチェックし [その他のサイト]をクリック
6.Evernoteをクリック
7.Eye-Fi Centerで管理するための名前を入力しリサイズを設定
8.完了

※リサイズはEvernoteの月間容量制限を気にする人は画像サイズを設定しましょう。

 

これで設定は完了です。Eye-Fiは無線LANが接続できる場所で、電源が入っていれば

自動でどんどん写真画像をアップロードしてくれます。

ただし、基本自動でリアルタイムで行いますが、Evernoteへのアップロードにタイムラグの

時間差が生まれるかもしれませんので注意してください。

Evernote以外にも写真画像を保存できるクラウドサービスがありますが、

容量制限があり写真のような容量が大きめのファイルには不向きだったり、写真点数に

限りがあるクラウドサービスもあるので、長期的に見ればEvernoteはオススメです。

毎日の写真保存にも、イベント時などのたまにデジカメを利用する場合にも設定方法を

思い出しながら手間取ることなく楽に写真画像が自動アップロードできます。

 

Eye-Fiの種類はいくつかあり、ConnectX2、MobileX2、ProX2の3種類で

4GB、8GBから選ぶことが可能です。

 

以前は、Evernoteプレミアムの特典が付いていたようですが、現在はないようです・・・

 

※iPhoneやAndroidのスマートフォンでも現在では Eye-Fiアプリ(無償提供)があります。

デジカメからのアップロードをスマートフォンで写真を受けて確認するやり方や、

スマートフォンで撮影した写真画像をアップロードすることができます。

Evernoteのために開発されたペン 発売後に即完売

Evernoteはアナログの情報をデジタルに取り込んだりすることが得意な

クラウドサービスですが、今回、Evernoteのために海外で開発されたペンが輸入されて

発売されたNOTEMARKをご紹介します。

一見した印象は、極太のペン。

主にはペンですが、付随する機能としては、

・Evernoteと自動で同期してくれるカメラ

・ボイスレコーダー

・USBメモリ内蔵

これらが1本のペンとなっている製品です。Evernoteのロゴも入っています。

Evernoteを利用していない人からすると使い道の幅が狭そうな製品ですが

よくEvernoteを活用している方は試してみる価値はあるかもしれません。

カメラは、撮影範囲が赤のLEDレーザーで写真撮影部分がレーザー照射されて、画像に

残る部分が赤く囲いがされます。そのごシャッターを押して撮影です。

撮影は少し近未来的な印象があり、画像はJPEGで保存されます。

ボイスレコーダーは専用のボイスレコーダーと比較すると、やはり品質は若干落ちるようです。

雑音も拾い、録音時間もそこまで長くはできないです。

なかかなこれら機能をすべて使う場面にあうことが多くはないと思いますが、逆に常に持ち物として

USBメモリとボイスレコーダーとペンを携帯している、活用している人にとってはオールインワンで

持ち物も減らすことができますし、Evernoteファンなら持っておきたい製品の1つではないでしょうか。

本体は、サイズ:幅20mm×高さ155mm、重量:52g、2時間の充電で

連続使用可能時間は2時間(録音時)となっています。

充電はUSB経由で、対応OSはWindows7/Vista、Mac OS X。

カメラはQXGA解像度(2048×1536ドット)、メモリ容量は0.9GB

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