EvernoteのOCR機能でノートを検索する活用術

まずは、EvernoteでOCR機能を使ってノートを検索する方法を説明します。

OCR機能を使えば、画像として保存しておいた名刺や手書きのメモなどを文字として認識させ、
検索をかけることができます。

「OCR」とは画像内の文字を識別することのできる機能です

Evernote内での検索の仕方

1.検索フォームに見つけたいキーワードを入力します。

2.検索結果が表示されてキーワードが黄色いマーカーをひかれた状態で表示されます

ローマ字はかなりの精度で認識してくれます
画像内の文字を認識するには2、3分ほどかかりますので、
作成してすぐには検索にヒットしませんので気をつけてください。

ビジネスマンの活用法 名刺もEvernoteで楽々管理!

ビジネスにおいての名刺。裏にメモを書いたり、特徴や会話の内容を書いたり、
日付順にスクラップしたりと、ビジネスマンは人それぞれの活用をしていると思います。
ですが、これが大変厄介な作業になっていることは、皆さんも感じているでしょう

名刺をもらった後に「あれ?この人、誰だっけ?」という事態になっても
「もう一回名刺ください」なんてことは言えません・・・
取り扱い方や整理方法はとても大事です。

もらった名刺を、ドキュメントスキャナScanSnapでデータ化してEvernoteに取り込めば、
EvernoteのOCR機能で、会社名・名前・役職・住所・電話番号・メールアドレスなど、

うる覚えでも検索できます。

溜め込んだ名刺もScanSnapでまとめてスキャンして、Evernoteへ。数年ぶりに連絡が来ても、
探す時間のムダや名前を間違えてしまう、ということも解消できます。

紙で溜まっている資料も、Evernoteで解消!

iPadやタブレットが数多く増えている現在でも未だに、資料を紙でもらうという行為は続いています。
困ったことに、そうやってプリントアウトした紙で渡される資料は束になってすぐに見つからなかったり
ホッチギスで留められてて、外して処理する手間もかかります。
もらった紙の資料を読みながら、今まで何度頭の中で 『Ctrl+F』できたら・・と思うこともあります。
そんな紙の資料へのモヤモヤは、ScanSnapとEvernoteで解決しましょう。

まずは、資料をScanSnapでPDF化。その際にScanSnapが持つOCR機能を使ってテキスト情報を
取り出しておけば、これでひとまずPC上での『紙のCtrl+F』問題は乗り越えられます。

また、ScanSnap側でOCRを行わず、スキャンしたデータをそのままEvernoteに保存しておけば

Evernote上でのOCR機能が働くので、いつでもどこでも、テキスト検索で目的のデータを

カンタンに見つけ出せるのです。

Evernot無料版ではJPEGデータにしかOCR機能は働きませんが、

Evernoteプレミアム会員ならPDFもOCR検索が可能。
最初は「もらった紙」だったものが、いつの間にかいつでもどこでも参照できる「自分の資料」として
活用できるのです!
初回にEvernoteアカウントを設定する必要はあるものの、
ScanSnapのクイックメニュー画面にある「ドキュメントをEvernoteに保存」を押すだけで、
データ化された資料がEvernoteに取り込まれます。手軽な上にScanSnap S1500は

スキャンスピードが速いため作業が進みます。

Evernoteに取り込んだら、紙の資料はゴミ箱へ。これでデスク周りも整理され
もらった資料を紛失したり探すのに時間がかかってしまうこともありません。

気になった記事やデータはすべてScanSnapでEvernoteにスクラップ

Web上の記事や資料はもちろん、新聞や雑誌、カタログといった紙ベースの記事もはさみで切り取り、
ScanSnapを使ってEvernoteに取り込んで「資料」というタグを付けて保存しています。
これで前出の紙の資料と同じように、紙ベースの記事でも「自分の資料」にできます。

これが習慣になると、新聞や雑誌、Webサイトを読む際もとりあえずクリップしてアウトプットも
カンタンにできる情報収集が可能になります。

こうして集めた「自分の資料」をEvernoteに大量にストックしておけば、
ある日突発する「こんな資料ある?」という相談にも、「こんなデータがありますよ」と
すかさず情報を差し出すことでビジネスチャンスを逃しませんし、良き相談者になることもできます。

Evernoteを使いこなすなら、プレミアム版へ

Evernoteの無料版でも工夫すれば可能ではありますが、
月ごとのアップロード容量を調整したり、PDFでの検索機能はローカルPCにダウンロードして、
Acrobat Readerを利用したりとちょっとした作業を必要とします。
そんな作業も塵も積もれば結構な時間になります。
そこでEvernote活用の上級者を目指すならプレミアム版を利用すると圧倒的に便利になります。

Evernoteプレミアム版とは、月額450円または年額4,000円を払うことで、

無料版では1ヶ月間に60MBまでしか利用できなかったアップロード容量が1GBまでに拡大できたり、

ノートブックがオフラインでも参照できたり、広告が非表示になったりといろいろ違いがあります。

最も便利なのが、取り込んだPDFファイルがテキスト検索できること。
エクセルファイルなどの資料はとりあえずPDFに変換してEvernoteに取り込んでおくと、
外出先なんかでもサクッと資料をテキスト検索して、欲しい情報が取り出せるのです。
Evernoteプレミアム版ならオフラインでも活用ができます。

EvernoteでOCR処理したテキストデータを抽出する

Evernoteは、文字列を含む画像をアップロードするとサーバ側でOCR処理をするので、
テキストでの検索が可能です。このテキストデータを抽出する方法を紹介します。

Evernoteは、文字列を含む画像をアップロードするとサーバ側でOCR処理をします。
それにより、テキストでの検索が可能となっている。任意の語句で検索をすると、
画像上の文字列を黄色くハイライト表示するので、文字列をテキストデータとして

認識しているのが分かるというわけです。

画像からテキストデータを取り出したければ、わざわざOCRソフトを使わなくとも
EvernoteにアップロードしてOCR処理すればよいでしょう。
だが、残念ながらOCR処理したテキストデータを画面上で範囲選択してコピーすることはできません。
こうした場合、OCRしたノートをエクスポートした後ちょっと加工することで、
テキストデータを取り出せます。

その手順は、

1.Evernote上で対象のノートを選択し、メニューから「ファイル」?「エクスポート」を選択
2.”ENEXフォーマットファイルでエクスポート”を選択しローカルに拡張子が.enexというファイルで保存
3.これをテキストエディタなどで開くと、画像やタグなどを含むデータをテキストで表示
4.データの前半は画像のバイナリデータで、後半にOCR処理したテキストデータを含んでいる
5.これを取り出してテキストデータ抽出完了

これには、実は難点が2つあります。
1つはこのテキストデータにXMLのタグを含んでいること。
部分的に使用するだけなら必要な文字列だけを手動でピックアップすればよいのですが、
長文ともなると煩わしい・・。この場合、正規表現で<>で囲んだタグのみを除去するか、
GUGEN ARKがオンラインで提供している「HTMLタグ除去ツール」などを使って

取り除いてやりましょう。

もう1つは、そっくりな文章が何度も繰り返し出てくること。
よく見れば分かりますが、これらはまったく同じ文章というわけではなく、
「原縞が」「原稲が」「原絹が」「原積が」と、外見がよく似た文字がすこしずつ違った状態で
並んでいます。
恐らくEvernote内の検索でヒットしやすくするために、OCRで判断が付きにくい文字の
候補語全てを埋め込んでいるものと思われます。

ですので、これらのテキストデータを利用するためには、不正解の文字列を除去する作業が必要です。
長文を処理するのはややつらいが、あからさまに間違った文字を1つずつ直していくのに比べ、
高い確率で「正解」が含まれているぶん手間が省けます。

Evernoteとの相性バッチリ!Evernote連携アプリ

Evernote連携 日記アプリ WonderfulDays

 

 このアプリはダイレクトにEvernoteに記録することが可能で、

 

Evernoteに日記を記録したい人にお薦めのアプリとなっています。

 

このアプリでは、写真と位置情報、気分と天気を入力することができます。

 

フォントの変更やフォントサイズ、背景のテーマや写真のフレームを変更することが可能です。

 

Evernote、アプリ側片方しか同期できないのが一般的ですが、このアプリだと

 

Evernote側から編集するとWonderfulDays側にもしっかり反映されるので日記管理の部分でも

 

優秀です!

 

Evernote連携 ToDoアプリ nimbulist

 

 EvernoteでTo Doや、GTDといった、タスク管理をしている人は多いと思います。

 

Evernoteで情報を一元管理しているので、どうしてもタスク管理もEvernoteで

 

やりたいと考えてしまいます。Evernoteでそれを行う利点は、Evernoteを見ればやることが

 

瞬時にわかること、それがどこにいてもネット環境があれば確認できること、

 

記録として残ることが考えられます。

 

Evernote上でチェックを入れても同じように反映されます。双方向同期できます。

 

作成されたノートブックに関しては、「Nimbulist」というタグが自動で付加されています。

 

このタグが付いているものだけ同期するようになっています

 

ToDoリストとしてとてもシンプルゆえに、使い方は多彩に感じると思います。

 

自分の欲しい物リストやアイデアのネタ帳、書籍リストや買い物リストなどを作成したり使えそうです。

 

Evernote連携 画像系アプリ TouchEver

 

Evernoteのノートから画像(PNG, JPEG, GIF)を抽出して、メモを手書きで追記し新規ノートとして

 

Evernoteへアップロードすることができる連携アプリです。

 

加工した画像をアップロードするときも、上書き、追記、挿入を選択することができ、

 

メモを加えた結果のみを保持する場合は「上書き」、編集履歴を保持したいときは「追記」で

 

アップロードしていきます。

 

アップロード時には画像のサイズ変更が可能です。各種素材として使用したい場合や、

 

画像を軽くしたい時に活用できます。

 

画像はピクチャロールからも読み込むことができ、編集した画像をピクチャロールに保存したり、

 

メールで送信することも可能です。

 

Evernote連携 メモアプリ EverShot

 

 EverShotはEvernoteへ手書きメモを簡単送信するアプリです。

 

Undo,Redo機能、オフラインで投稿ができます。

 

複数の指定をした状態でタグを決定することができます。

 

色は5種色、手書きの文字の太さも3種類から選べます。

 

Evernote側へ投稿するノートブックが指定でき、指定しない場合はデフォルトのノートへ保存されます。

 

Evernote連携 メモアプリ FastEver XL

 

 FastEver XLは素早く簡単にEvernoteにメモをとるためのアプリです。アプリを起動させると、

 

すぐにメモをとり始めることができます。

 

主な機能として、位置情報をつけることができ、チェックボックス、タイムスタンプの挿入ができます。

 

早い起動速度でノートブック及びタグに対応しています。他にはチェックボックス、タイムスタンプの挿入、

 

オフライン時はノートを「送信待ち」として保存、TextExpanderサポート

 

フォントサイズの変更が可能で、スワイプでカーソル移動ができます。

 

Evernoteの使い方をマスターするために・・・できる事一覧

Evernoteは自由度が高く、対応機種もPCからスマートフォン、iPhone/iPadなどの

タブレットへも対応していますし、扱えるファイル形式はテキストファイルはもちろん、

画像ファイル、PDFファイルなどにも対応、有料バージョンだと、もっと多くのファイル形式に

対応することが可能です。

 

ですが、自由度の高さゆえにどのようにつかえばよいかわからず、途方に暮れている方も

多いのではないでしょうか?

Evernoteをどう使っていいかわからない!という方は、案外Evernoteの使い方が

わからないのではなく、目的が明確になっていないのかもしれません。

 

Evernoteをどう使うのか?は大きく分けて3つあります。

 

  • 情報の収集
  • 情報の整理
  • 情報の活用
 

情報の収集だけでもその方法は多様で、PCからだけでも、デスクトップクライアントを使って

ノート作成、Webブラウザを使ってのクリップ機能、スクリーンショット、Webカメラ、フォルダインポートと、

大きく分けても5つあります。もちろん、ケータイ、スマートフォンからも写真や音声、テキストを

取り込むことができますし、またEvernoteと連携しているアプリも数多くあります。

目的を明確にしてやらないと、

情報収集だけに終始して活用するところまでたどり着けなくなってしまいます。

 

Evernoteを使えば、一例として下記のようなことが出来るようになります。

ビジネスでの育成マニュアルや記憶メディアとしての活用はもちろん、

プライベートで使う料理のレシピや育児経過、買い物メモなど

使い方はあなた次第で広がります。
  • 関係者で共有する
  • 共有メンバーとの最新の状態がわかる
  • 妻が私の出勤表を見る
  • デスクトップ、ノートPC、iPad、iPhone で使う
  • ファイルの種類の制限がないので倉庫として
  • 各方面に伝えないといけないことを共有
  • 整理をする
  • 情報を集積する
  • 書類やドキュメントの共有
  • 時系列に並ぶことで整理されます
  • 検索もできます
  • 着信メールをEvernoteに転送
  • 留守電の履歴を保存
  • 着信したFAXをデータで記録
  • スキャンした名刺
  • Twitterのつぶやきを入れる
  • Webクリッピングのデータを保管
  • ボイスメモなど、アイデアの元になるような情報を入れる
  • ScanSnapで取り込みで後で読む
  • データ化することで “何を処分したいか” ということを考えるキッカケに
  • EvernoteとSkitchの連携
  • パンフレットやしおり、参考書類をすべて Evernote に
  • お気に入りの製品をメモしておく
  • 紙を相当減らすことでできる
  • チーム内で情報を管理・共有
  • どこにでも持ち運べる
  • オフィスを離れている時にもアクセス

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