Evernoteでプロジェクト管理 ざっくり管理~詳細管理もできる!

Evernoteでプロジェクト管理することは、可能なのでしょうか?

よくEvernoteが利用されているシーンではToDo管理で使われることが多いようです。

チェックボックスを使い、買い物のチェックリスト、仕事のチェックリスト、欲しいものチェックリスト・・

などEvernoteの1つのノートにリストとして書き出して利用する事もあります。

Evernoteでプロジェクト管理となると複雑なイメージもあり、シンプルなノートというイメージの

あるEvernoteではその役割は担えないのか?とも感じるところですが、そうではないようです。

しっかりと仕事でもプライベートでもプロジェクト管理として機能させるに十分な役割を

担えるようなのでご紹介していきます。

シンプルなEvernoteでプロジェクト管理をするために、事前設定が必要となります。

①ノートを作成する

プロジェクトの中の取り組みを一覧としてEvernoteのノートタイトルとして作る

②各ノートをスタックでまとめる

③タブの設定で、時間や場所、チームなどで振り分ける

以上で終了です。

細かな取り組みに関してはノートの中に記載すると良いでしょう。

階層のイメージとしては、

○○小学校遠足プロジェクト (スタック)

・事前準備する           (ノート)

□おやつの予算を母からもらう  (ノートの中に記載)

□おやつを商店に買いにいく

・当日の準備をする

□水筒にポカリを入れる

□弁当をリュックサックに入れる

こういったEvernoteノートイメージです。

これに、タブを設定するのですがコツとしては時間、場所など上記のToDoでは

仕分けジャンルとして分けにくいもの、なおかつ重要だと思う基準で作るとスムーズに

段取りもできます。

例えば時間の場合だと

・1週間前

・2日前

・1日前

・当日

場所だと

・お家

・学校

・バスの中

・公園

といったように、時間基準だとそれぞれのEvernoteノートのタグづけをし、

時間ごとにやる段取りが見えますし、場所だとその遠足の道中でやることTodoがわかり

スムーズに忘れることなくプロジェクトを進行できます。

タグ管理まで行うと少し複雑になってきてしまいますが、長期プロジェクトや複数の人が

関わるような一定の大きさのものだと、Evernoteのタブ機能までを使ったプロジェクト管理

がオススメなような気がします。

Evernoteでプロジェクト管理をする際には、ぜひ共有機能も利用していきましょう。

共同でプロジェクトを進めたり管理しなければならないメンバーとも情報共有をはかることが

可能となります。

もし、プロジェクトの途中で異動や退職など流動的な動きがあったとしても、個人のフォルダに

管理されているわけではなく、プロジェクト内容はすべてEvernoteに記憶させているので

イレギュラーが発生したとしても安心してEvernoteならプロジェクト管理・進行ができます。

Evernoteのリマインダー機能を使えば、期限になるとアラーム設定をすることもできます。

複雑に絡み合うプロジェクトを上手に進めるための有効なツールです。

プロジェクトに必要な領収書やレシート、取引先の名刺までも一括管理・共有を

することができます。この辺りはEvernoteが得意としている分野なので管理する

手間も格段に減ると思います。

EvernoteをPDFに移行するカンタンな方法

EvernoteをPDFに変換・移行する方法をご紹介します。

Evernoteはノートをダウンロードすると特殊な拡張子で保存され、そのデータを別の形式

に変換することは一手間かかったりします。EverenoteのノートをPDFに変換して後に、

メールしたり印刷して紙で持ち出したりと、PDFに加工したい時が出てくると思います。

ノート共有するまでもなく、取引先に渡したり相手に見せるだけ。という時に有効にPDF化

ができれば便利です。

やり方としては、

①EvernoteでPDFにしたいノートを選択

②ノートの端(余白のところ)で右クリック>印刷

③印刷画面のプリンタ選択のボタンで、PDFに保存を選択

④印刷ボタンのところが保存に変わっているので押す

これだけで、EvernoteのPDF変換ができます。印刷をする感覚なのですぐに活用できる

と思いますし、慣れているので新たに覚えることも少なくてすみます。

キレイな形式でのPDF化にはならないかもしれませんが、急場しのぎの時や正式な文書

として扱わないケースであれば、十分実用可能なレベルでノートをPDFに変換することが

可能になっています。

あと最近はタブレット端末でもPDFを直接編集や加工ができるアプリケーションやソフトも

出てきていますのでそのあたりとのセットで活用もできます。

Evernoteのプレミアム会員以外でオフラインノートを編集する方法

エバーノートプレミアム版でなくともオフラインで使えました・・

 

Evernoteはクラウドサービスとして自宅でも会社でも外出先でもノートを

閲覧したり編集したりすることができます。

Wi-FiでネットにつないでEvernoteを利用したりする方も多いと思いますが

オフラインでも一部で使用可能です。その一部というのがEvernoteプレミアム

のサービス(有料サービス)を取得しているアカウントではオフラインでノート

加工をすることができます。

ですが、プレミアム会員になるためには毎月もしくは年間で高くはないかも

しれませんが費用がかかってしまいます。

そこまでハードにEvernoteを利用しているユーザーであればプレミアム会員

になっても良いのかもしれませんが、利用頻度はそう多くない方やサブとして

利用している方はプレミアムサービスの料金というのは気になるところです。

ここでは、一部ではありますがEvernoteプレミアム会員でなくてもオフライン

でノートを閲覧・編集できる方法をご紹介します。

 

その方法というのはとても簡単で、

 

①オフラインで使用したいノートを、お気に入りに登録

②以上

 

これだけで完了です。

カンタンで、なおかつ無料でEvernoteをオフラインで利用することが

できてしまいます。

 

iPhoneの中では、このお気に入りに登録することで、ローカル環境に

Evernoteのノートをダウンロードすることができるので、ネットワークが

利用できない環境にいても閲覧・編集することができます。

 

ただ、本格的にEvernoteを利用しているユーザーや生活の一部として

メインで使っているヘビーユーザーだと、Evernoteプレミアム会員になる

方が何かと便利です。

Evernoteの一部のノートだけ、少しだけ臨時的に利用したい!という

場合はオススメの方法です。

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