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Evernote活用

Evernoteとメール連携で活用スキルをワンランクUPする方法

ここでは主にGmailを使った活用方法をご紹介します。

もちろんoutlookなどのメールソフトでの活用もできます。

受け取った大事なメールをEvernoteに保存する、または備忘のために受け取る

すべてのメールをEvernoteに保管することができます。

情報を保管・管理できるので便利に活用ができるのですが、メリットデメリットも生じます。

Evernoteで管理するメリット

・検索が件名や送信者などはできるが、本文を検索するのはコツがいる
・iPhoneやiPadだと1000件までしかメールを保存できない
・Evernoteならマージして関連するメールを1つのノート合体できる

Evernoteで管理するデメリット

・1日に受け取るメールが多いとEvernoteの容量がすぐにいっぱいになる
・数が膨大になると、後からの整理が手間になる

これらのメリット・デメリットを踏まえて設定・活用していきましょう。
Evernoteでメールを自動保存(Gmailで特定の宛先から受け取った場合)

1. Evernoteの設定でEvernote転送用のメールアドレスを調べる
Evernoteのページにある「設定」から、自分のEvernote転送用メールアドレスをチェックします。
このアドレスに送信すると、デフォルト設定したEvernoteのノートブックに保存されます。

2. 「メールの自動振り分け設定」を選択する
Evernoteに保存したいメールを1で調べたアドレスに転送させるように設定します。
メールの右上の三角マークを押して「メールの自動振り分け設定」を選択します。

3. 「転送先アドレスを追加」を選びます
「転送先アドレスを追加」をクリックすると、転送先のアドレス(今回はEvernote)に確認用メールが
送信されます。

4. Evernote側で「確認コード」をチェックする
Evernoteに確認メールが保存されているので、そこに記載されている確認コードをメモします。

5. Gmailの転送登録画面にて、4で調べた確認コードを入力する
Gmailに戻り、さきほどの確認コードを入力します。

6. 上から2個目のラジオボタンにチェックを入れる
転送するアドレスが正しく設定されているかチェックしましょう。メールを受信箱に残すか、
アーカイブにするかも選べます。

7. Evernoteにメールが自動転送される
Evernote側でしっかりとノートブックに保存されていれば、メール転送の成功です。
あとは保存するノートブックを自分の好きなノートブックに移動するなどしてEvernoteを使いましょう。

 

※メールノート用のアドレスを変更するには
Evernote Webにサインインし、画面右上のユーザー名→[設定]をクリック
[アカウントの概要]が表示されたら[ノートをメールで送信]の[リセット]をクリックすると、
メールノート用のアドレスが変更されます。
迷惑メールが届くようになってしまったら、この機能でEvernoteメールアドレスを変更しましょう。
(アドレスは自分の好きなアドレスを入力することはできず、ランダムな文字列となります)

 

Evernoteへメール送信でデータを送るときに自動仕分けする方法

Evernoteへのメール送信時に一手間加えるだけで、ノートブックとタグの指定ができるようになります。
一旦すべてを保存した後に、後からノートの整理・仕分けをする。という作業が省略できます。

自動でノートブック/タグ分け方法

1.メールの件名に「@(ノートブックの名前)」と入力するとメールノートを作成する
(指定できるのは既存のノートブックに限られます)

2.「#(タグの名前)」と入力するとタグが付きます。
(タグは既存のものでなくてもOK。複数指定することも可能です)

以上、これだけで自動でノートブック/タグ分けができます。
例えば件名を

iPhone@写真#夏休み

これは
「iPhone」はノートのタイトル
「@写真」はノートブックの指定
「#夏休み」はタグを指定

を意味します。

注意点もあり、
※メールソフトの設定で送信者氏名が2バイト(日本語)だとうまく追加されない可能性があります。
※追加したいノートブックの名前自体に「@」が含まれている場合は正常に稼動しません。
※指定したタグ自体に「#」が含まれている場合も正常に追加されません。

これら注意点も知っておいてEvernoteを活用していきましょう。

 

Evernoteの使い方をマスターするために・・・できる事一覧

Evernoteは自由度が高く、対応機種もPCからスマートフォン、iPhone/iPadなどの

タブレットへも対応していますし、扱えるファイル形式はテキストファイルはもちろん、

画像ファイル、PDFファイルなどにも対応、有料バージョンだと、もっと多くのファイル形式に

対応することが可能です。

 

ですが、自由度の高さゆえにどのようにつかえばよいかわからず、途方に暮れている方も

多いのではないでしょうか?

Evernoteをどう使っていいかわからない!という方は、案外Evernoteの使い方が

わからないのではなく、目的が明確になっていないのかもしれません。

 

Evernoteをどう使うのか?は大きく分けて3つあります。

 

  • 情報の収集
  • 情報の整理
  • 情報の活用
 

情報の収集だけでもその方法は多様で、PCからだけでも、デスクトップクライアントを使って

ノート作成、Webブラウザを使ってのクリップ機能、スクリーンショット、Webカメラ、フォルダインポートと、

大きく分けても5つあります。もちろん、ケータイ、スマートフォンからも写真や音声、テキストを

取り込むことができますし、またEvernoteと連携しているアプリも数多くあります。

目的を明確にしてやらないと、

情報収集だけに終始して活用するところまでたどり着けなくなってしまいます。

 

Evernoteを使えば、一例として下記のようなことが出来るようになります。

ビジネスでの育成マニュアルや記憶メディアとしての活用はもちろん、

プライベートで使う料理のレシピや育児経過、買い物メモなど

使い方はあなた次第で広がります。
  • 関係者で共有する
  • 共有メンバーとの最新の状態がわかる
  • 妻が私の出勤表を見る
  • デスクトップ、ノートPC、iPad、iPhone で使う
  • ファイルの種類の制限がないので倉庫として
  • 各方面に伝えないといけないことを共有
  • 整理をする
  • 情報を集積する
  • 書類やドキュメントの共有
  • 時系列に並ぶことで整理されます
  • 検索もできます
  • 着信メールをEvernoteに転送
  • 留守電の履歴を保存
  • 着信したFAXをデータで記録
  • スキャンした名刺
  • Twitterのつぶやきを入れる
  • Webクリッピングのデータを保管
  • ボイスメモなど、アイデアの元になるような情報を入れる
  • ScanSnapで取り込みで後で読む
  • データ化することで “何を処分したいか” ということを考えるキッカケに
  • EvernoteとSkitchの連携
  • パンフレットやしおり、参考書類をすべて Evernote に
  • お気に入りの製品をメモしておく
  • 紙を相当減らすことでできる
  • チーム内で情報を管理・共有
  • どこにでも持ち運べる
  • オフィスを離れている時にもアクセス

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